I 10 moduli da compilare per i nuovi dipendenti

Avete fatto una nuova assunzione: congratulazioni! Avete trovato la persona giusta. Ma ora viene la parte un po' meno romantica: le pratiche burocratiche.

Questo non significa che debba essere una seccatura! Con i moduli giusti, è possibile migliorare l'onboarding dei dipendenti, guidare la conformità e fare un'ottima prima impressione.

In questo post, vi illustrerò i moduli più importanti che il vostro nuovo dipendente deve compilare e come potete crearli in modo semplice e veloce utilizzando WPForms.

1. Lettera d'offerta

Questo modulo è l'offerta ufficiale di lavoro: delinea tutto, dalla qualifica allo stipendio, e stabilisce il tono per un processo di inserimento professionale e senza intoppi.

Inoltre, protegge sia voi che il dipendente mettendo per iscritto i dettagli importanti e documentandoli in modo sicuro.

Cosa includere nel modulo della Lettera d'offerta:

• Nome e posizione del dipendente
• Data di inizio e luogo di lavoro
• Dettagli sullo stipendio o sulla retribuzione oraria
• Orario di lavoro (ad esempio, a tempo pieno, a tempo parziale)
• Stato di occupazione (es. esente/non esente)
• Campo firma per l'accettazione

Suggerimento di WPForms: Aggiungete una logica condizionale se volete mostrare termini specifici in base al ruolo o al reparto.

Create ora il vostro modulo WordPress

2. L'inserimento dei dipendenti

Questo modulo completo raccoglie le informazioni essenziali, personali e relative al lavoro, in modo da consentire al nuovo assunto di essere rapidamente operativo. In questo modo le Risorse Umane sono organizzate e si assicurano che nulla vada perso.

Cosa considerare nei moduli di inserimento dei dipendenti:

• Nome legale completo e informazioni di contatto
• Contatti di emergenza
• Nome e pronomi preferiti
• Informazioni su reparto, ruolo e manager
• Riconoscimento delle politiche

Suggerimento di WPForms: Utilizzate un modulo a più pagine per mantenere le cose pulite e facili da usare. Se il vostro modulo ha molti campi, attivate la funzione Salva e riprendi più tardi.

La prossima manciata di moduli qui elencati può benissimo far parte del processo di "onboarding" dei dipendenti, oppure le informazioni possono essere incluse da qualche parte nel modulo di onboarding. Ma per ulteriori dettagli e idee, vediamo di suddividere il tutto.

3. Contatto di emergenza

La sicurezza prima di tutto!

Il modulo per i contatti di emergenza raccoglie i nomi e i numeri delle persone da chiamare in caso di imprevisti. È una parte rapida ma importante dell'onboarding dei dipendenti, che dimostra la vostra attenzione.

Cosa chiedere nel modulo per i contatti di emergenza:

• Nome del contatto e relazione
• Numeri di telefono (casa, cellulare, lavoro)
• E-mail (facoltativo)
• Contatto alternativo (se applicabile)

Suggerimento di WPForms: Utilizzate il campo Repeater se volete raccogliere in modo pulito più contatti di emergenza.

4. Riconoscimento del manuale

Le regole sono le regole!

Utilizzate questo modulo per confermare che il vostro dipendente ha ricevuto e letto il vostro manuale aziendale. È la traccia cartacea che dice "Ti abbiamo detto le regole" ed è importante per la tranquillità.

Cosa scrivere sul modulo di riconoscimento del manuale:

• Casella di controllo della conferma
• Data di ricezione
• Campo firma

Suggerimento WPForms: Includere una casella di commento opzionale (campo paragrafo) se i dipendenti hanno domande.

5. Codice di condotta o politica di riconoscimento

A volte, alcune politiche aziendali hanno bisogno di un momento di riconoscimento.

Questi tipi di moduli consentono di evidenziare regole specifiche, come l'uso di Internet, le politiche di sicurezza o le linee guida sui social media, e di ottenere un riconoscimento scritto. È particolarmente utile per le politiche che cambiano più frequentemente rispetto al manuale completo.

Cosa includere nel modulo del Codice di condotta:

• Breve descrizione della politica
• Link per la politica completa
• Casella di controllo dell'accordo
• Campo firma

Leggete anche: Come proteggere i moduli con password o limitare l'accesso in base ai ruoli degli utenti.

6. Riconoscimento di attrezzature e beni

Se state distribuendo computer portatili, uniformi o licenze software, questo modulo consente di tenere un registro chiaro di ciò che è stato rilasciato. I dipendenti firmano per dichiarare di aver ricevuto l'attrezzatura e si impegnano a prendersene cura.

Molto utile anche per l'offboarding.

Cosa raccogliere nel modulo di riconoscimento dell'attrezzatura:

• Descrizione dell'articolo o degli articoli rilasciati (ad esempio, laptop, telefono, keycard)
• Numeri di serie
• Condizioni al momento dell'emissione
• Firma per confermare la ricezione e il consenso

Suggerimento di WPForms: Per standardizzare le opzioni di equipaggiamento, utilizzare elenchi a discesa o di caselle di controllo.

7. Accordo di non divulgazione (NDA)

Un NDA aiuta a proteggere le informazioni private della vostra azienda, assicurando che il nuovo assunto accetti di non condividere dati sensibili. È uno standard per molti ruoli e settori, soprattutto se il vostro team lavora con segreti commerciali o informazioni sui clienti.

Pertanto, un modulo digitale semplifica la raccolta di questo accordo e la sua archiviazione in modo sicuro.

Cosa includere nel modulo NDA:

• Sintesi di ciò che è considerato riservato
• Durata dell'accordo
• Conseguenze della violazione
• Firma e data del dipendente

Avete bisogno di un esempio? Consultate il modello di modulo NDA

8. Accordi di non concorrenza o non sollecitazione

Questi accordi definiscono le limitazioni a lavorare per i concorrenti o ad acquisire clienti dopo aver lasciato l'azienda (se legale). Anche se non tutte le aziende ne hanno bisogno, sono importanti per proteggere le relazioni e la proprietà intellettuale.

Cosa considerare nel modulo di non concorrenza:

• Durata e portata delle restrizioni
• Area geografica (se applicabile)
• Firma e riconoscimento

Nota: questo potrebbe essere un tipo di modulo raro rispetto alla maggior parte di quelli che userete per la vostra attività. Ma nel caso in cui ne abbiate bisogno, voglio che sappiate come inserirlo nel vostro sito!

9. Moduli di completamento della formazione

Una volta che il dipendente ha terminato la formazione richiesta, un modulo di completamento della formazione aiuta a documentarla. Sia che si tratti di sicurezza, di conformità o di strumenti interni, è necessario avere la prova che la formazione è stata completata.

Cosa scrivere sui moduli di completamento della formazione:

• Titolo e data della formazione
• Nome o metodo di formazione (di persona, in video, ecc.)
• Risultati del quiz o feedback (facoltativo)
• Casella di controllo o firma di conferma

Suggerimento di WPForms: Aggiungete una casella di commento o una scala di valutazione per un rapido feedback.

10. Sondaggi di feedback

Il feedback dei nuovi assunti vi aiuta a migliorare il processo di onboarding. Un modulo di feedback vi permette di raccogliere le opinioni mentre l'esperienza è ancora fresca, in modo da sapere cosa funziona e cosa deve essere modificato.

Ma prendete in considerazione l'idea di mantenerlo breve e dolce con caselle di controllo e campi di valutazione.

Cos'altro inserire nei sondaggi di feedback:

• Valutazione complessiva dell'onboarding
• Parti più utili/meno utili
• Suggerimenti aperti
• Campo del punteggio promozionale netto (NPS)

Suggerimento di WPForms: Utilizzate una scala Likert o un campo di valutazione a stelle per rendere i sondaggi rapidi e coinvolgenti.

Non c'è più bisogno di destreggiarsi con i PDF o di cercare le firme a mano. Con WPForms, potete creare un flusso di onboarding completamente digitale in pochi minuti. E fare un'ottima impressione sui vostri nuovi assunti fin dal primo giorno!

Create ora il vostro modulo WordPress

FAQ

Posso raccogliere firme digitali sui miei moduli per i dipendenti?

Sì! WPForms include un campo Firma per consentire ai dipendenti di firmare direttamente sul modulo.

E se il mio modulo è lungo o complicato?

Utilizzate la funzione multi-pagina per suddividere il documento in sezioni più piccole e attivate Salva e riprendi per consentire ai dipendenti di finire in un secondo momento.

Posso usare WPForms solo per i moduli HR interni?

Assolutamente sì. È possibile proteggere i moduli con password o limitare l'accesso in base ai ruoli degli utenti.

Quindi, sfruttate il vostro processo di candidatura al lavoro

Già che ci siete, creando i moduli che il vostro nuovo dipendente deve compilare, potreste fare un ulteriore passo avanti. Perché non prendere il controllo dell'intero processo, a partire dalla domanda di assunzione? Non c'è bisogno di affidare questo processo a una piattaforma complicata.

Date un'occhiata al nostro tutorial completo, Come creare un modulo di domanda di lavoro in WordPress, per imparare a offrire candidature direttamente dal vostro sito.

Siete pronti a creare il vostro modulo? Iniziate oggi stesso con il più semplice plugin per la creazione di moduli per WordPress. WPForms Pro include molti modelli gratuiti e offre una garanzia di rimborso di 14 giorni.

Se questo articolo vi ha aiutato, seguiteci su Facebook e Twitter per altre guide e tutorial gratuiti su WordPress.